SuiteCRM verstehen: Eine kurze Übersicht von Zielkontakten, Interessenten, Kontakten, Firmen und Verkaufschancen
Lassen Sie uns die Kernmodule von SuiteCRM und den Unterschied zwischen SuiteCRM Zielkontakten (Targets) und Interessenten (Leads) untersuchen, um einen umfassenden Überblick und ein besseres Verständnis zu erhalten.
In der riesigen Landschaft der Customer Relationship Management (CRM)-Systeme gibt es viele Gemeinsamkeiten, aber SuiteCRM hebt sich durch seinen umfassenden Ansatz zur Verwaltung von Kundeninteraktionen ab.
Das Framework von SuiteCRM ist darauf ausgelegt, Unternehmen durch die Customer Journey zu führen, von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zu erfolgreichen Transaktionen. Zielkontakte bilden den Ausgangspunkt und entwickeln sich zu Leads und dann zu Kontakten und Accounts, wobei Opportunities die Brücke zu potenziellen Verkäufen bilden. Jedes Modul spielt eine entscheidende Rolle bei der Erstellung eines optimierten und effizienten CRM-Systems.
Heute wollen wir uns mit dem Unterschied zwischen SuiteCRM Zielkontakten und Interessenten befassen, uns mit den Details von SuiteCRM auseinandersetzen und ein umfassendes Verständnis der Kernmodule gewinnen: Zielkontakte, Interessenten, Kontakte, Firmen und Verkaufschancen.
In diesem Video erfahren Sie, wie die Module von SuiteCRM eine entscheidende Rolle beim effektiven Managemevnt von Kundenbeziehungen spielen und wie Sie die einzelnen Module während des gesamten Kundenlebenszyklus für einen optimalen Erfolg einsetzen können.
Zielkontakte
Das Modul “Zielkontakte” in SuiteCRM
In SuiteCRM dient das Modul Zielkontakte als erste Stufe der Customer Journey und bietet einen Einblick in potenzielle Interessenten oder Verkaufschancen. Dabei kann es sich um Personen (oder manchmal auch Unternehmen) handeln, die noch nicht kontaktiert worden sind.
Zielkontakte kommen ins Spiel, wenn Sie Daten von Partnern und Datenlieferanten erwerben oder durch Online-Recherche generieren. Verwenden Sie Zielkontakte, um erste Reaktionen oder ein Interesse zu bewerten. Es ist Ihr Ausgangspunkt für potenzielle Interessenten.
Im SuiteCRM-System finden Sie diese Module übersichtlich links oben angeordnet: Firmen, Kontakte, Verkaufschancen und Interessenten. Die Zielkontakte sind jedoch etwas versteckt. Um auf sie zuzugreifen, navigieren Sie zu “Mehr” und finden Sie weiter unten “Zielkontakte”.
Wie Sie sehen können, ist das Modul Targets in SuiteCRM derzeit leer.
Einen neuen Zielkontakt erstellen
Um Daten hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf “Ziel erstellen”.
Dazu können Sie entweder mit dem Mauszeiger auf das +-Symbol fahren und “Zielkontakt erstellen” auswählen
oder
indem Sie im Hauptmenü zum Modul “Zielkontakte” navigieren und auf “Zielkontakt erstellen” klicken.
Zu den Informationen, die Sie hier eingeben können, gehören persönliche Angaben wie der Vor- und Nachname. Außerdem können Sie einen Firmennamen, eine E-Mail-Adresse, eine physische Postanschrift und mehr angeben.
In diesem Beispiel verwenden wir “Vorname” für den Vornamen, “Nachname” für den Nachnamen und setzen den Kontonamen auf “Firma”. Nachdem Sie diese Details eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern.
Sobald der Zielkontakt erstellt ist, können Sie mit diesem arbeiten. Wenn Sie zum Modul “Zielekontakte” zurückkehren, finden Sie eine Übersicht über die erstellten Zielkontakte.
SuiteCRM Zielkontakte vs. Interessenten: Zielkontakte sind, im Wesentlichen, Datensätze, die in Interessenten umgewandelt werden können. Leider ist die Konvertierungsfunktion von Zielkontakt zu Interessent bis SuiteCRM Version 8.5 (zum Zeitpunkt des Videos) noch nicht implementiert.
Ein Vorteil der vollständigen Nutzung des Target-Moduls ist die Möglichkeit des selektiven Zugriffs auf externe Unterstützung bei der Lead-Generierung. Wenn z. B. externe Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter bei der Leadgenerierung (Zielkontakte) helfen, können Sie ihnen einen exklusiven Zugriff auf dieses Modul gewähren. Dieser gezielte Zugriff ermöglicht es ihnen, wertvolle Daten zu potenziellen Interessenten effizient beizusteuern. Gleichzeitig geben Sie nicht zu viele Interessenten-Daten für diese Mitarbeiter frei.
Tipp: Bei der Nutzung von SuiteCRM ist es wichtig, eine strategische Entscheidung über den bevorzugten Ansatz für die Arbeit mit Daten zu treffen. Wägen Sie die Vor- und Nachteile ab, die sich aus der Anpassung Ihrer Methode an Ihre Geschäftsziele ergeben.
SuiteCRM Version 8: Herausforderung Konvertierung von Target zu Lead
In SuiteCRM Version 8 ist die Konvertierungsfunktion von Zielkontakt zu Interessent derzeit (zum Zeitpunkt des Videos) nicht verfügbar oder besser: Es handelt sich um einen Fehler in der neuen Benutzeroberfläche. Dieses Fehlen erfordert einen zusätzlichen Datenverwaltungsprozess, der Ihr Leadmanagement komplexer macht. Dies kann für Teammitglieder, für die der Prozess neu ist, erklärungsbedürftig sein.
Optionen:
Die Konvertierungsfunktion ist zwar noch nicht in Version 8 enthalten, aber die SuiteCRM-Community arbeitet an diesem Problem. Im Moment können Sie Workflows manuell erstellen oder die Konfiguration auf die alte Benutzeroberflächenansicht ändern, um den vertrauten Konvertierungsprozess zu nutzen.
Halten Sie sich auf GitHub über die Fortschritte auf dem Laufenden.
Interessenten (Leads)
Understanding Leads in SuiteCRM
Im weiteren Verlauf der CRM-Reise kommen die Leads ins Spiel. Leads sind Personen (oder manchmal Anfragen), die Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen bekundet haben. Sie sind eine kritische Phase in der Customer Journey, in der sie sich von potenziellen Zielkontakten zu engagierten Interessenten entwickeln.
Ein Lead durchläuft Stufen wie Marketing Lead (ML), Marketing Qualified Lead (MQL) und wird später möglicherweise zu einem Sales Qualified Lead (SQL).
SuiteCRM Zielkontakte vs. Interessenten
Während Zielkontakte Datensätze sind, die noch nicht kontaktiert wurden, sind Leads Personen, die Interesse gezeigt haben und in den Engagement Funnel eingetreten sind.
Leads werden verwendet, wenn potenzielle Kunden ihr Interesse bekundet haben und über das anfängliche Zielkontakt-Stadium hinausgehen. Sie werden zum primären Einstiegspunkt für Daten im CRM-System.
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten – die Integration mit Ihrem E-Commerce-System, der Empfang von Webformularen oder der Import von Interessenten. Wenn Sie sich für die Einzelheiten des Lead-Managements und der Dateneingabe interessieren, werfen Sie einen Blick auf meinen Blogbeitrag darüber, wie gutes Lead-Management funktioniert und wie die Daten in Ihr CRM-System gelangen.
Eine weitere gängige Methode ist die Integration eines Webformulars auf Ihrer Website in Ihr CRM-System, das die eingegebenen Daten empfängt. So kann Ihr Vertriebsteam sofort mit den eingehenden Informationen interagieren.
Konvertierung von Interessenten
Die Datenstruktur eines Interessenten umfasst in erster Linie die Details einer Person sowie wertvolle Kontoinformationen. Sobald ein Lead Interesse zeigt, können Sie ihn entweder an das Vertriebsteam weitergeben oder, wenn Sie ihn selbst bearbeiten, die Aktion Lead umwandeln verwenden.
Erstellen oder Auswählen eines Kontakts
Dies erleichtert eine nahtlose Umwandlung, da Sie einen Kontakt erstellen oder auswählen können. Falls für den Interessenten bereits ein bestehender Kontakt verfügbar ist, können Sie einfach den richtigen Kontakt auswählen. Wenn kein Kontakt vorhanden ist, füllt SuiteCRM automatisch die Informationen aus dem Lead aus und erstellt einen Kontakt.
Erstellen oder Auswählen eines Firma
Wenn Sie einen Interessenten konvertieren, müssen Sie im nächsten Schritt eine Firma erstellen oder auswählen. Wenn der Interessent mit einer bestehenden Firma verknüpft werden soll, können Sie dieses einfach aus den Optionen auswählen. Wenn es sich beispielsweise um die zweite Anfrage von derselben Firma handelt, wählen Sie einfach die richtige Firma aus, z. B. “Grow-Fast Inc”. Gibt es jedoch keine bereits bestehende Firma, erstellt SuiteCRM eines für Sie.
Verkaufschance erstellen
Der nächste Schritt ist das Erstellen einer Verkaufschance. In diesem Beispiel bezeichnen wir die Verkaufschance als “Interesse Produkt A” und legen die Verkaufsphase fest, indem wir aus den verfügbaren Auswahl-Werten wählen. Danach geben Sie einfach die erforderlichen Daten ein, z. B. das voraussichtliche Abschlussdatum, den Betrag der Verkaufschance, die Beschreibung und so weiter.
Übrigens können Sie konfigurieren, was in diesem Feld erforderlich oder nicht erforderlich ist. In einem weiteren Video erkläre ich Ihnen, wie Sie mit den Feldern und Dropdown-Werten arbeiten. Schauen Sie es sich an, um eine ausführlichere Anleitung zu erhalten.
Log-Aufruf
Lassen Sie uns nun einen Anruf protokollieren. Höchstwahrscheinlich haben Sie bereits ein Gespräch mit dem Interessenten geführt, vielleicht ein erstes Vorgespräch, das etwa 15 Minuten gedauert hat.
Besprechung planen
Danach können Sie ein Meeting ansetzen, vielleicht ein Online-Meeting für weitere Diskussionen oder eine Folgepräsentation. Dies ist vor allem dann notwendig, wenn der Interessent Interesse an weiteren Details geäußert hat, z. B. an bestimmten Funktionen, die ihm unklar sind, und Sie versprochen haben, weitere Informationen zu liefern.
Aufgabe erstellen
Um alles zu organisieren, können Sie eine Aufgabe erstellen. In diesem Beispiel geben wir “Feature-Recherche” ein. Diese Aufgabe wird Ihnen zugewiesen, damit Sie sie nicht vergessen. Klicken Sie dann einfach auf Speichern, um diese Details festzuhalten.
Lassen Sie uns nun in das Modul Leads von SuiteCRM und seine verschiedenen Philosophien eintauchen. Es gibt zwei Hauptansätze:
Früh konvertieren
In meinen früheren Projekten bin ich auf Fälle gestoßen, in denen es darum ging, Leads so schnell wie möglich zu konvertieren – eine gängige Praxis in eher traditionellen B2B-Vertriebsprozessen. In solchen Szenarien ist der Ansatz einfach: Eingehende Leads werden schnell bewertet, und es wird eine Entscheidung getroffen: Entweder wird der Lead als nutzlos eingestuft, vielleicht geschlossen oder geht aufgrund eines falschen Kontakts verloren, oder er birgt Potenzial und kommt in die nächste Phase, z. B. als marketingqualifizierter oder vertriebsqualifizierter Interessent.
Spät konvertieren
Eine andere Philosophie sieht vor, spät zu konvertieren und sich auf die Pflege von sauberen Kontakten und Accounts zu konzentrieren. Bei diesen Konten sollte es sich nur um Unternehmen oder Kunden handeln, die Käufe getätigt haben. Das Vertriebsteam kümmert sich in erster Linie um Leads und wandelt sie in Verkaufschancen, Kontakte und Konten um, wenn sie zu Hot Leads werden, d. h. als vertriebsqualifizierte Leads erkannt werden, die zum Abschluss, zur Unterzeichnung und zu Transaktionen bereit sind. Dieser Ansatz funktioniert gut im E-Commerce, vor allem wenn das E-Commerce-System nahtlos in das CRM-System integriert wird.
Früh konvertieren oder spät konvertieren?
Die Entscheidung für eine frühe Konvertierung ist eine strategische Entscheidung, die die Daten verbessert, aber eine sorgfältige Überwachung durch das Vertriebsteam erfordert. Andererseits bedeutet eine späte Konvertierung, dass Kontakte und Konten vor allem als Dokumentenspeicher dienen, die für spätere Phasen wie Rechnungsstellung und Serviceanfragen entscheidend sind, da die meisten konvertierten Leads gewonnene Verkaufschancen sind.
Bastian Hammer
Kontakte
Verwalten von Kontakten in SuiteCRM
Kontakte sind Personen innerhalb einer Organisation, mit denen Sie eine Kommunikation aufgebaut haben. Sie sind ein grundlegendes Element in CRM-Systemen.
Während Leads potenzielle Interessenten sind, handelt es sich bei Kontakten um Personen, mit denen eine sinnvolle Interaktion oder eine Transaktion stattgefunden hat, so dass sie Teil der laufenden Kundenbeziehung sind.
Kontakte sind ein Standardmodul in CRM-Systemen und spiegeln die Personen innerhalb eines Unternehmens oder, in B2C-Szenarien, direkte Kunden wider.
Im B2C-Kontext stellen die Kontakte den “Kunden” im CRM dar und liefern wichtige Informationen für die Rechnungsstellung und das laufende Beziehungsmanagement.
In SuiteCRM dient das Kontaktmodul im Wesentlichen als Duplikat der Informationen, die im Lead-Modul zu finden sind. Bemerkenswert ist die nahtlose Übernahme aller Details, so dass eine umfassende Zeitleiste entsteht. Selbst nach einigen Tagen bietet ein erneuter Blick in das Kontaktmodul eine exakte Aufzeichnung vergangener Interaktionen, vom ersten Telefongespräch bis hin zum laufenden Bedarf an Feature-Recherche.
Diese Effizienz ist vor allem bei Folgeterminen entscheidend. Eine detaillierte Historie, die auch Erstanrufe und anstehende Aufgaben wie die Recherche nach neuen Funktionen umfasst, gewährleistet eine strukturierte Vorgehensweise bei weiteren Interaktionen.
Firmen (Accounts)
Das Modul (Firmen) Accounts in SuiteCRM
Firmen in SuiteCRM repräsentieren Unternehmen oder Organisationen. In einem B2B-Kontext sind sie das Gegenstück zu Kontakten und repräsentieren Unternehmen, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen kaufen könnten.
In B2B-Szenarien stellen Firmen den “Kunden” im CRM dar und zeigen die Unternehmen auf, denen Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden.
In B2C-Szenarien werden Firmen in der Regel nicht erstellt und sind nicht mit Kontakten (B2C Kunden) verbunden.
B2B2C Konzepte führen ein besonderes dasein und können in SuiteCRM unterschiedlich ausgeprägt sein.
Das Firmenmodul gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über Kontakte, Interessenten und Verkaufschancen und ermöglicht es den Benutzern, je nach Vorliebe entweder aus der Firmen- oder aus der Kontaktperspektive zu arbeiten.
Nach Abschluss der Aufgaben können die Benutzer in den Bereich Aufgaben wechseln und diese als erledigt markieren. Dieser optimierte Ansatz gewährleistet, dass sie für das nächste Meeting bereit sind. Egal, ob es um die Aufzeichnung von Details, das Hinzufügen von Beschreibungen oder die Vorbereitung von Folgeaufträgen geht, die SuiteCRM-Plattform ermöglicht einen systematischen Workflow.
Lassen Sie uns nun die Philosophie der Sauberkeit in Kontakten und Firmen in einfachere Begriffe fassen. Der Ansatz besteht darin, Firmen ausschließlich für Unternehmen zu kategorisieren, die Käufe getätigt haben (spätes Konvertieren von Interessenten). Dadurch wird sichergestellt, dass sich das Vertriebsteam vorrangig mit Interessenten befasst und diese nur dann in Verkaufschancen, Kontakte und Konten umwandelt, wenn sie als Hot Leads oder vertriebsqualifiziert eingestuft werden.
Diese Philosophie ist besonders effektiv bei nicht-manuellen B2B-Prozessen, wie z. B. bei der Integration von E-Commerce. In solchen Fällen ist es einfacher, zwischen Leads und Kontakten zu unterscheiden. Leads sind in diesem Zusammenhang Personen, die noch keinen Kauf getätigt haben. Kontakte und Konten hingegen sind für Personen reserviert, die bereits einen Kauf getätigt haben.
Verkaufschancen
Erkundung von Verkaufschancen in SuiteCRM
Verkaufschancen in SuiteCRM stellen die Chancen dar, ein Produkt oder eine Dienstleistung an eine bestimmte Firma oder Kontakt zu verkaufen. Sie sind ein Standardelement in der Vertriebspipeline und bieten einen klaren Überblick über potenzielle Geschäfte.
Verkaufschancen sind eng mit Interessenten, Kontakten und Firmen verknüpft. Sie stellen die handlungsfähige Phase dar, in der ein potenzieller Verkauf in Betracht gezogen wird.
In der Vertriebskette spielen Verkaufschancen eine entscheidende Rolle, da sie Einblicke in potenzielle Umsätze bieten und bei der strategischen Entscheidungsfindung helfen.
Außerdem gehen Verkaufschancen den Angebots- und Rechnungsstellungsphasen voraus und zeigen die Möglichkeit eines erfolgreichen Geschäftsabschlusses auf, bevor die finanziellen Transaktionen abgeschlossen werden.
Zusammenfassung
Lassen Sie uns kurz Revue passieren, was wir in diesem SuiteCRM-Überblick behandelt haben.
Zunächst haben wir uns mit “Zielkontakten” befasst und den Unterschied zwischen SuiteCRM Zielkontakten und Interessenten näher erläutert. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die Funktion “Zielkontakte” mit einigen Problemen zu kämpfen hat, insbesondere in SuiteCRM Version 8. Das Entwicklungsteam arbeitet daran, aber es ist nicht ihre oberste Priorität. Wenn Sie Zielkontakte verwenden, sollten Sie Workarounds wie Workflows in Betracht ziehen oder zur alten Ansicht zurückkehren, um die Konvertierungsoption wiederherzustellen.
Der Bereich “Interessenten” wird wahrscheinlich Ihr wichtigstes Tor für die Eingabe von Daten in das CRM-System sein. Es ist der Ausgangspunkt Ihrer Vertriebspipeline oder Ihres Trichters. Im Laufe des Verkaufsprozesses wird ein Mitarbeiter Ihres Verkaufsteams einen Lead in einen “Kontakt” und eine “Firma” umwandeln. Im Wesentlichen wird ein Interessent in eine Person umgewandelt, die mit einem Unternehmen verbunden ist.
Dieser Umwandlungsprozess geht oft in die Erstellung einer “Verkaufschance” über. Verkaufschancen sind in SuiteCRM mit Leads, Kontakten und Accounts verknüpft. Sie stellen eine entscheidende Phase in der Vertriebspipeline dar und kommen vor Angeboten und Rechnungen. Während Sie sich mit Verkaufschancen beschäftigen, arbeitet Ihr Vertriebsteam zusammen und stellt sicher, dass alle Details der Kundenanfrage gut dokumentiert sind.
Um SuiteCRM zu beherrschen, müssen Sie die Feinheiten von Zielkontakten, Interessenten, Kontakten, Firmen und Verkaufschancen verstehen. Trotz einiger Probleme mit SuiteCRM Zielkontakten in der aktuellen Version können Sie Ihren Dateneingabeprozess optimieren, indem Sie Workarounds nutzen und auf Interessenten achten. Von den Interessenten geht es weiter zu den Kontakten, Accounts und schließlich zu den Opportunities, wo erfolgreiche Geschäftsabschlüsse zustande kommen.